Varaussivustot rajoittavat hiljaisesti noin kolmeen huoneeseen. Sen jälkeen se ei ole enää transaktio vaan järjestely.
Lohko on joukko huoneita, jotka on varattu yhden nimen alle, yhdellä sovitulla hinnalla, sovittuun päivämäärään asti. Vieraat varaavat niitä yksitellen — omalla nimellään, omalla laskullaan — mutta he kaikki saavat saman hinnan ja päätyvät samaan rakennukseen. Järjestäjä pitää huoneet maksamatta niistä.
Lähes kaikki, mikä menee pieleen ryhmävarauksessa, johtuu siitä, kumpaan näistä kahdesta olet suostunut, joten eron selventäminen ennen kuin kukaan allekirjoittaa mitään on hyödyllistä.
Jos joku asettaa sopimuksen eteesi, etsittävä lauseke on se, joka kertoo, mitä tapahtuu, jos lohko ei täyty. Jos kukaan ei ole maininnut peruutusvastuuta, kysy.
Kuinka monta huonetta, suunnilleen milloin, ja kaupunki. Se riittää. Tarkat nimet ja tarkat päivämäärät voivat tulla myöhemmin — useimmat lohkot järjestetään hyvissä ajoin ennen kuin vieraslista on lopullinen, ja huoneiden varaaminen aikaisin on yleensä se osa, joka säästää rahaa.
Pystyykö hotelli varaamaan kahdeksan huonetta, millä hinnalla, millä varauksen viimeisellä peruutuspäivällä ja suostuuko se ilman menetyskorvausta, riippuu siitä, mitä muuta sen kalenterissa on sillä viikolla. Mikään näistä ei näy varausjärjestelmässä kummallakaan puolella. Kyse on lyhyestä keskustelusta vastaanoton tai myyntitoimiston kanssa, ja meillä on mieluummin se yksitoista kertaa kuin että tekisit sen itse kerran.
Yksi lasku yritykselle, jaettu laskutus per vieras, ostotilausnumero laskulla tai matkustamattoman henkilön kortti. Kaikki rutiinia hotellille, kaikki hankalia ilmaista varausvirrassa. Kerro meille, niin järjestämme sen.
Huoneblokki on joukko huoneita, jotka hotelli varaa yhden nimen alle, sovittuun hintaan, sovittuun vapautuspäivään asti. Vieraat varaavat huoneita siitä yksitellen – kukin henkilö soittaa tai seuraa linkkiä, antaa oman nimensä ja maksaa oman laskunsa – mutta he kaikki saavat saman hinnan ja päätyvät samaan rakennukseen. Järjestäjä varaa huoneet maksamatta niitä kaikkia.
Sovitte huonemäärän, hinnan ja viimeisen varauspäivän kiinteistön kanssa. Hotelli pitää nämä huoneet poissa yleisestä myynnistä. Vieraat varaavat oman huoneensa lohkosta viimeiseen varauspäivään asti, yleensä kaksi–neljä viikkoa ennen saapumista. Kaikki mitä ei ole varattu viimeiseen varauspäivään mennessä, palaa yleiseen myyntiin, ja kohteliaisuuslohkossa se on siinä — et ole velkaa mistään huoneista, joita kukaan ei ottanut.
Blokin perustaminen on yleensä ilmaista. Useimmissa hotelleissa ei ole maksua huoneblokin varaamisesta, eikä pieneen kohteliaisuusblokkiin tarvita takuumaksua. Se, mikä voi maksaa rahaa, on sopimusblokki, jossa on alijäämäehto, jossa olette taanneet vähimmäismäärän huoneita ja olette velkaa erotuksen, jos vieraanne eivät varaa niitä. Tämä on kysymys, joka on sovittava ennen allekirjoittamista, ei sen jälkeen.
Se riippuu täysin siitä, minkälaisesta blokista sovitte. Kohteliaisuusblokissa (courtesy block) ei mitään – varaamattomat huoneet palaavat yleiseen myyntiin katkaisupäivänä, eikä teillä ole maksettavaa. Sopimusblokissa, jossa on alijäämäehto (attrition clause), olette sitoutuneet tiettyyn prosenttiosuuteen huoneista, usein 80–90 prosenttiin, ja maksatte vajauksen riippumatta siitä, nukkuiko niissä kukaan. Tässä ryhmävaraukset menevät pieleen, ja se on lähes aina vältettävissä valitsemalla kohteliaisuusblokki.
Kymmenen on tavallinen raja ketjuhotelleissa, vaikka monet itsenäiset hotellit pitävät viittä ja jotkut kolmea, jos ajankohdat ovat hiljaisia. Sen alle lohko ei lisää mitään verrattuna huoneiden yksittäin varaamiseen — mikä on syytä mainita, koska alalla monet mielellään solmivat sinut lohkoon, jota et tarvinnut.
Yleensä hieman, mutta alennus ei ole pääsyy tehdä sitä. Lohko tyypillisesti säästää vaatimattoman summan julkiseen hintaan verrattuna. Mitä se todella tuo, on varmuus: huoneet ovat olemassa, ne ovat yhdessä paikassa, niillä on yksi hinta, eivätkä ne myy loppuun, kun vieraasi päättävät. Pienen kaupungin hääviikonloppuna tämä on huomattavasti arvokkaampaa kuin yökohtainen säästö.
Kolme–yhdeksän kuukautta häiden osalta, aiemmin jos päivämäärä osuu samaan aikaan jonkin kanssa, jonka kaupunki hinnoittelee — yliopiston valmistujaisten, kilpailuviikonlopun, konferenssin, jalkapallon kotiottelun. Työryhmille hyödyllinen malli on erilainen: varaa ensimmäinen vuoro ajoissa ja kysy, voiko sama lohko toistua, koska kiinteistö, joka tietää ryhmän tulevan takaisin kuukausittain, hinnoittelee sen eri tavalla.
Kyllä, kiinteistön omien peruutusehtojen mukaisesti, aivan kuten muidenkin varausten yhteydessä — lohko ei sido yksittäisiä vieraita. Se mikä vaihtelee, on järjestäjän puoli: sopimuslohkossa peruutettu huone voi silti vähentää takuuminimivaatimuksestasi. Toinen syy, miksi kohteliaisuuslohko on oikea oletus useimmille ryhmille.
Ryhmä, joka viipyy viikkoja eikä öitä? Kuukausi- ja viikkohinnat hinnoitellaan eri perusteella ja ovat yleensä edullisempia kuin lohko. Varaatko maksamatta etukäteen? Hotellivaraukset.
Hae ja vahvista se itse minuutissa — tai sano se ääneen ja me hoidamme loput.