Buchungsportale legen unauffällig eine Obergrenze von etwa drei Zimmern fest. Danach ist es keine Transaktion mehr, sondern eine Vereinbarung.
Ein Block ist eine Gruppe von Zimmern, die unter einem Namen, zu einem vereinbarten Preis und bis zu einem vereinbarten Datum reserviert werden. Gäste buchen einzeln dagegen – mit eigenem Namen und eigener Rechnung –, erhalten aber denselben Preis und landen alle im selben Gebäude. Der Organisator hält die Zimmer, ohne dafür zu zahlen.
Fast alles, was bei einer Gruppenbuchung schiefgeht, hängt davon ab, auf welche dieser beiden Optionen Sie sich geeinigt haben. Daher lohnt es sich, den Unterschied zu klären, bevor jemand unterschreibt.
Wenn Ihnen jemand einen Vertrag vorlegt, suchen Sie die Klausel, die regelt, was passiert, wenn der Block nicht ausgelastet wird. Wenn niemand Auslastungsgarantie erwähnt hat, fragen Sie nach.
Wie viele Zimmer, ungefähr wann und in welcher Stadt. Das reicht. Genaue Namen und Daten können später folgen – die meisten Blöcke werden arrangiert, bevor die Gästeliste endgültig ist, und das frühzeitige Sichern der Zimmer ist meist der Teil, der Geld spart.
Ob ein Hotel acht Zimmer reserviert, zu welchem Preis, mit welchem Buchungsschluss und ob sie es ohne Auslastungsklausel tun, hängt davon ab, was sonst noch in ihrem Kalender in dieser Woche steht. Nichts davon ist in einer Buchungsmaschine auf beiden Seiten einsehbar. Es ist ein kurzes Gespräch mit der Rezeption oder dem Verkaufsbüro, und wir führen es lieber elfmal, als dass Sie es einmal tun.
Eine Rechnung an ein Unternehmen, getrennte Abrechnung pro Gast, eine Bestellnummer auf dem Beleg oder eine Karte von jemandem, der nicht reist. Für ein Hotel alles Routine, aber im Buchungsprozess schwer abzubilden. Sagen Sie uns Bescheid, und wir richten es ein.
Ein Zimmerkontingent ist eine Gruppe von Zimmern, die ein Hotel unter einem Namen zu einem vereinbarten Preis bis zu einem vereinbarten Freigabedatum reserviert hält. Die Gäste buchen einzeln über das Kontingent — jede Person ruft an oder folgt einem Link, gibt ihren Namen an und zahlt ihre eigene Rechnung — aber alle erhalten denselben Preis und sind im selben Gebäude untergebracht. Der Organisator reserviert die Zimmer, ohne sie alle zu bezahlen.
Sie vereinbaren eine Anzahl Zimmer, einen Tarif und ein Buchungsende mit dem Hotel. Das Hotel hält diese Zimmer aus dem allgemeinen Verkauf heraus. Gäste buchen bis zum Buchungsende ihr eigenes Zimmer gegen den Block, in der Regel zwei bis vier Wochen vor der Anreise. Nicht gebuchte Zimmer gehen nach dem Buchungsende in den allgemeinen Verkauf zurück, und bei einem Freiblock ist das das Ende – Sie schulden nichts für die nicht genommenen Zimmer.
Ein Zimmerkontingent einzurichten ist normalerweise kostenlos. Die Reservierung eines Zimmerkontingents ist in den meisten Hotels gebührenfrei, und für ein kleines unverbindliches Kontingent ist keine Anzahlung fällig. Was Geld kosten kann, ist ein vertraglich gebundenes Kontingent mit Mindestauslastungsklausel, bei dem Sie eine Mindestanzahl von Zimmern garantiert haben und die Differenz schulden, wenn Ihre Gäste sie nicht buchen. Diese Frage sollten Sie vor der Unterzeichnung klären, nicht erst danach.
Es hängt ganz davon ab, welche Art von Kontingent Sie vereinbart haben. Bei einem unverbindlichen Kontingent zahlen Sie nichts — die nicht gebuchten Zimmer gehen zum Stichtag in den freien Verkauf zurück, und Sie schulden nichts. Bei einem vertraglich gebundenen Kontingent mit Mindestauslastungsklausel haben Sie sich zu einem Prozentsatz der Zimmer verpflichtet, oft 80 bis 90 Prozent, und Sie zahlen den Fehlbetrag, ob nun jemand darin geschlafen hat oder nicht. Genau hier gehen Gruppenbuchungen schief, und das ist fast immer vermeidbar, wenn man das unverbindliche Kontingent wählt.
Zehn ist die übliche Schwelle bei Kettenhotels, obwohl viele unabhängige Hotels fünf und manche bei ruhigen Daten drei reservieren. Darunter bringt der Block keinen Vorteil gegenüber der Einzelbuchung der Zimmer – das ist erwähnenswert, da viele in der Branche Sie gerne in einen Block stecken würden, den Sie gar nicht brauchen.
Meist ein wenig, aber der Rabatt ist nicht der Hauptgrund dafür. Ein Block spart in der Regel einen bescheidenen Betrag gegenüber dem öffentlichen Tarif. Was er tatsächlich bringt, ist Sicherheit: Die Zimmer existieren, sie sind an einem Ort, sie haben einen einheitlichen Tarif und sie verkaufen sich nicht, während Ihre Gäste noch überlegen. Für ein Hochzeitswochenende in einer Kleinstadt ist das deutlich mehr wert als die Ersparnis pro Nacht.
Drei bis neun Monate für eine Hochzeit, kürzer, wenn das Datum mit einem Ereignis kollidiert, das die Stadt bepreist – einem College-Abschluss, einem Rennwochenende, einer Konferenz, einem Heimspiel im Football. Bei Arbeitskolonnen ist das nützliche Muster anders: Buchen Sie die erste Rotation frühzeitig und fragen Sie, ob sich derselbe Block wiederholen lässt, denn ein Hotel, das weiß, dass eine Kolonne monatlich wiederkommt, kalkuliert anders.
Ja, unter den eigenen Stornierungsbedingungen des Hotels, genau wie bei jeder anderen Buchung – der Block bindet einzelne Gäste nicht. Was variiert, ist die Seite des Veranstalters: Bei einem gebuchten Block kann ein storniertes Zimmer dennoch auf Ihre garantierte Mindestanzahl angerechnet werden. Ein weiterer Grund, warum der Freiblock für die meisten Gruppen die richtige Voreinstellung ist.
Ein Team, das eher Wochen als Nächte bleibt? Monats- und Wochenpreise werden anders berechnet und sind meist günstiger als ein Block. Reservieren ohne Vorauszahlung? Hotelreservierungen.
Suchen und bestätigen Sie es selbst in einer Minute — oder sagen Sie es laut und wir erledigen den Rest.